Você confia nos cronogramas de obras realizados para seus empreendimentos? O cronograma funciona como deveria? Pode parecer estranho, mas nem toda construtora adota ferramentas importantes como essa, ou faz isso de maneira pouco eficiente.

Aliás, trabalhar com um cronograma de obra que não funciona é quase tão perigoso quanto não ter programação alguma. Afinal, o sucesso da obra depende de cumprir os prazos.

Por isso, neste artigo eu vou te mostrar 3 motivos que fazem um cronograma dar errado e 6 cuidados que você precisa tomar para evitar atrasos nas suas obras.

3 erros comuns para um cronograma de obra ineficaz

Elaborar o cronograma de obra é uma coisa, mas fazer com que ele funcione é outra. Não há garantia de que a programação vai dar certo, em especial se acontecer algum dos 3 problemas a seguir durante a execução da obra:

1. Falta de pressupostos corretos

Por melhor que seja a sua ferramenta de planejamento e a metodologia que usa para realizar o seu cronograma de obra, não é possível fazer um bom trabalho sem os pressupostos corretos. Mas quais são eles?

• plano bem definido de ataque à produção;
• dimensionamento dos pacotes de trabalho.

Neste segundo fator, é importante levar sempre em conta os índices de produtividade alinhados com a realidade da empresa e baseados nos quantitativos corretos. Sem esses dois pontos o cronograma não vai ser assertivo e as equipes vão abandoná-lo em pouco tempo.

2. Ação demorada diante de problemas

Outro motivo para um cronograma dar errado é a falta de dinamismo na hora de lidar com os problemas que aparecem. O cronograma é só um plano, mas quando os desafios da obra começam a aparecer é preciso agir para conter a situação e evitar atrasos.

Equipes desorganizadas, sem os devidos processos de trabalho e desatentas aos detalhes podem demorar demais a tomar as ações necessárias. E o resultado é claro: atraso e prejuízo no canteiro de obras. Não adianta esperar que um cronograma bem elaborado salve uma equipe despreparada, pois isso é impossível.

3. “Pontos cegos” no planejamento

Outro grande problema está na qualidade do plano em si, quando há “pontos cegos” no cronograma da obra. Mas o que são esses pontos cegos?

Há diferenças fundamentais entre um planejamento de curto prazo e um de longo prazo. Se você basear as atividades da obra só com base em um deles, vai deixar de realizar atividades importantes e a obra toda vai atrasar.

Por exemplo:

Imagine um gestor de planejamento de obras que chega em sua reunião semanal de curto prazo e, baseado na análise do plano de longo prazo, chega à seguinte conclusão: “Para que nosso plano de longo prazo seja cumprido, devemos iniciar o revestimento de piso na próxima semana”. Até aí parece que o cronograma funciona, certo?

Mas tem um problema:

Antes de iniciar o revestimento de piso é preciso realizar uma série de atividades gerenciais e construtivas, que não estão detalhadas no plano de longo prazo, como: 

• elaborar e executar o plano de logística de abastecimento nos postos de trabalho;
• contratar e treinar as equipes de trabalho;
• compra os equipamentos e acessórios necessários para execução das atividades;
• validar o projeto de paginação ou execução de protótipo para aprovação da diretoria.

Viu o tamanho do ponto cego no cronograma? Esse é o tipo de problema que mata a eficácia de um planejamento e leva embora qualquer prazo realista. Mas como resolver isso?

Daqui a pouco eu vou apresentar a metodologia ideal de cronograma de obra, mas antes vamos falar dos cuidados que você precisa tomar para evitar atrasos.

6 cuidados que você precisa tomar para seguir o cronograma de obra sem atrasos

Não importa qual tipo de cronograma você usa, estes 6 cuidados precisam fazer parte do gerenciamento das suas obras para garantir que tudo seja feito sem atrasos.

A lista não tem nenhuma ação de outro mundo, mas é aí que mora o problema: muitos gestores de obras esperam soluções complexas, mas ignoram o simples que funciona. Vamos à lista:

1. Faça um bom planejamento de produção

O primeiro passo para ter um cronograma de obra que funciona é fazer um planejamento realista. E, para isso, você precisa de alguns elementos básicos, como definir os lotes de produção e a sequência de atividades que vai realizar em cada fase da obra.

Além de planejar cada atividade, designe as equipes responsáveis por essas atividades na obra. Coloque prazos para as atividades de médio e longo prazo e estabeleça uma rotina de definição de tarefas de curto prazo. Por exemplo, no fim de uma semana é possível deixar planejado quais serão as atividades da próxima semana.

Esses passos simples darão clareza a todo o processo de construção, do início ao fim da obra, e tornarão mais fácil cumprir o cronograma.

2. Estabeleça processos e rotinas de trabalho para ganhar produtividade

Os processos e rotinas de trabalho mais produtivos variam de acordo com a metodologia de construção que você vai aplicar em uma obra. Mas, como regra geral, algumas rotinas e processos simples ajudam a ganhar produtividade. 

Por exemplo:

• procedimentos básicos de segurança que reduzem o risco de acidentes;
• organização do canteiro de obras, para ganhar tempo no trabalho diário;
• manutenção e compra de equipamentos, para reduzir problemas na execução das atividades;
• treinamento adequado para os profissionais trabalharem com mais agilidade e eficácia.

Não é necessário reformular toda a sua forma de trabalhar para aplicar algumas destas sugestões. Mas são mudanças simples que causam real impacto no cronograma de obra.

3. Use checklists de qualidade em cada atividade

Checklists estão entre as formas mais simples de acompanhar o progresso de um ciclo de trabalho. Por isso, adote essas ferramentas em suas rotinas e processos para garantir que não vai ficar nada de fora.

Mas aqui vai um alerta:

Na construção enxuta não há espaço para etapas desnecessárias. Por isso, é importante usar os checklists como ferramenta para agilizar o trabalho, não para tornar os processos mais burocráticos. Cuidado com a forma que vai conduzir essas listas de checagem.

4. Preveja o que pode gerar retrabalho

Boa parte dos problemas com prazos acontece por conta de trabalhos que deram errado ou eram desnecessários, e precisam ser refeitos ou descartados em favor de outra atividade. Por isso, preveja na etapa de planejamento o que pode gerar retrabalho e elimine essas tarefas.

Em geral, um processo que precisa ser refeito pode ser melhorado para eliminar a redundância. Então, ao encontrar esse tipo de problema, volte na dica número 2 desta lista e melhore o processo para ganhar produtividade.

5. Use as ferramentas adequadas

Quando falo em ferramentas adequadas, eu me refiro não só aos processos em si, nem a métodos, como o que vou apresentar daqui a pouco, mas também a recursos tecnológicos. Um sistema de gestão da qualidade, por exemplo, pode facilitar muito o cronograma de obra.

Quanto mais sólida for a estrutura de tecnologia da obra, ou seja, quanto melhores as ferramentas e recursos, mais fácil, rápido e seguro fica tomar decisões. E, como vimos aqui, há várias decisões importantes que o gestor de uma obra deve tomar para que ela termine no prazo.

6. Tenha um plano de contingência para problemas comuns

Por fim, ter um plano de contingência para os momentos de crise, mesmo que envolvam problemas comuns, é o que vai garantir a agilidade e o dinamismo durante a obra toda. 

Problemas vão aparecer, mas o importante é agir rápido e de modo certeiro quando isso acontecer. Por isso, se todos souberem o que fazer quando cada problema comum aparecer, será muito mais fácil e rápido manter a obra em dia e não entrar em pânico.

LastPlanner – Um sistema mais eficaz para o cronograma de obra

Logo acima eu falei sobre o cronograma de obra com “pontos cegos”, e agora vou apresentar a melhor solução para resolver isso: o método LastPlanner. Os praticantes do Lean Construction perceberam que mesmo com suas ações para reduzir o desperdício e estabilizar a produção, ainda havia distorção entre as tarefas planejadas e realizadas nas obras. 

Muitas vezes, o problema estava no fato de que o “último planejador”, ou seja, a pessoa responsável por executar a tarefa, a recebia com pendências ou restrições. Assim, não conseguia cumprir a atividade dentro do prazo, custo, qualidade e produtividade desejados.

Para resolver isso passaram a acompanhar 2 indicadores de curto prazo:

• PPC (Percentual dos Pacotes Concluídos), ou seja, quanto do planejado foi feito.
• Causas do Não-Cumprimento das Metas, ou seja, por que algo não foi feito.

Ao avaliar esses indicadores e trabalhar neles, surgiu a base do LastPlanner, que tem como filosofia criar hierarquias de planejamento, de curto, médio e longo prazo. Para cada nível existem processos gerenciais, ferramentas e indicadores, todos baseados nos conceitos-chave do Lean Construction.

Depois de adotar essa metodologia eles perceberam, já no curto prazo, um aumento de aderência de 50% entre o planejado e o realizado. Isso reduz muito as incertezas e desvios do plano.

Usando o exemplo anterior, com o LastPlanner o gestor de planejamento vai saber quando deve começar a preparar as atividades para que o revestimento de piso seja feito no prazo. Assim, o curto prazo trabalha para apoiar o médio e o longo prazo, sem falhas ou atrasos.

Sem dúvida, o método LastPlanner é a melhor metodologia atual para garantir um cronograma de obra que funciona do início ao fim, sem pontos cegos. Além disso, você precisa tomar os cuidados que eu mostrei aqui para não ter problemas mesmo com o melhor plano disponível. Afinal, o plano é um mapa, mas depende da equipe segui-lo.

Agora eu quero saber de você: você ainda não conhece a metodologia LastPlanner? Então não perca tempo e acesse já!