O que não pode faltar no cronograma físico-financeiro da sua obra

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Não dá para negar que o cronograma físico-financeiro é peça essencial no sucesso de uma obra. Para começar, ele tem papel-chave em tornar possível o financiamento imobiliário, sem contar o seu papel em manter o controle do fluxo de caixa.

Além disso, com um cronograma físico-financeiro bem elaborado, fica muito mais fácil planejar as obras de forma realista e gerenciar as equipes envolvidas na obra com eficiência. 

E não poderia esquecer de outro ponto importante:

O cronograma físico-financeiro serve como base para a geração da Curva S de custos, que permite acompanhar como o orçamento está sendo gasto em cada período da obra. E, por fim, esse cronograma serve como uma das ferramentas mais importantes para aferir os avanços planejados em comparação com os realizados nas obras.

E sabe o que todas essas funções importantes reforçam? Que se você não sabe com clareza o que é um cronograma físico-financeiro, está em sérios riscos.

E pela forma como o setor da construção civil é conhecido por atrasar prazos e estourar orçamentos, fica claro que muitas empresas não conhecem bem essa ferramenta. E pior: estamos tão acostumados a ouvir falar nesses dois problemas que a ideia se tornou comum e considerada normal por muitos.

Mas é o exato oposto:

Não há motivos para atrasar obras e estourar orçamentos quando existem ferramentas de qualidade feitas para evitar esse tipo de problema de várias maneiras, como é o caso do cronograma físico-financeiro.

Por isso, neste artigo eu vou explicar para você não apenas o conceito desse cronograma, mas também como desenvolver um cronograma físico-financeiro em 5 passos para suas obras.

O que é um cronograma físico-financeiro

Para explicar o conceito de cronograma físico-financeiro de uma forma simples, basta separar as palavras e entender o que elas representam: 

  • O cronograma físico significa planejar qual tarefa deverá ser realizada, e quando fazê-la. 
  • Já o cronograma financeiro tem a ver com o orçamento de cada tarefa, quanto se planeja gastar em cada etapa da obra e como isso afeta o orçamento total. Assim, trata-se de uma visão detalhada de como os recursos são usados no decorrer da obra.

De forma direta, o cronograma físico-financeiro é a junção desses dois campos de visão e controle da obra. É a união do planejamento (cronograma da obra) com o orçamento (custo da obra). 

A partir disso, o cronograma físico-financeiro gera uma visão clara da porcentagem de avanço na obra e dos custos projetados que a obra vai exigir mês a mês. Então, se você tiver um cronograma bem elaborado e acompanhá-lo de perto, as chances de entregar as obras dentro do prazo e do orçamento crescem muito.

Como desenvolver um cronograma físico-financeiro

Uma coisa é saber o valor do cronograma físico-financeiro, mas outra bem diferente é saber como desenvolver um que funcione do jeito que você precisa. 

Por isso, eu preparei um passo a passo que contém as 5 etapas que você terá de seguir para desenvolver um cronograma físico-financeiro confiável e preciso. Antes de partir para a ação, vale sempre lembrar que não se trata de um processo que depende só de tecnologia ou só de pessoas, mas sim dos dois.

Elaborar um cronograma físico-financeiro e segui-lo de perto é uma tarefa complexa sem as ferramentas certas como apoio. Por isso, além de destacar os processos que você terá de realizar, vou mostrar também as ferramentas que você vai precisar para isso.

Agora sim, este é o passo a passo que você deve seguir para desenvolver seu cronograma físico-financeiro com sucesso:

1. Definição da EAP e premissas do projeto

É sempre importante lembrar que o cronograma físico-financeiro é uma união entre o orçamento e cronograma de obra. Por isso, é essencial definir uma Estrutura Analítica de Projeto, ou EAP, que seja capaz de compatibilizar essas 2 ferramentas. Mas como é possível fazer isso?

Primeiro, você precisa definir qual é a metodologia de construção que faz mais sentido para a obra em questão. Depois disso você precisa definir as fases da construção, de acordo com o escopo do projeto. E para chegar em todas essas informações, você terá de analisar o projeto, definir as premissas e estabelecer as restrições construtivas da obra.

A partir daí, você terá os subsídios iniciais para elaboração da EAP (Estrutura Analítica de Projeto), já buscando compatibilizar as necessidades de orçamento e planejamento da obra.

Uma vez que a EAP esteja pronta e as premissas bem definidas, você terá em mãos uma boa base para seguir com a próxima etapa, onde vai elaborar o orçamento do projeto.

2. Elaboração do orçamento do projeto

Uma vez que você tem o escopo geral da obra, a metodologia de construção e as fases da construção, tem condições de elaborar com mais precisão o orçamento do projeto. Aqui entram tanto os custos diretos quanto indiretos da obra, pois esse orçamento vai dar sustentação a toda a parte financeira do cronograma.

Ou seja, qualquer possível custo que ficar de fora do orçamento pode gerar surpresas desagradáveis durante a obra. Por isso, é importante levar em conta todos os pontos observados na etapa anterior, desde o tipo de material até os quantitativos e as possíveis restrições de construção que a obra terá pela frente.

3. Sequenciamento das atividades

Se na primeira etapa você definiu as fases do projeto, agora você precisa definir a ordem em que cada fase vai acontecer, e isso já vai começar a dar forma mais próxima do que você vai ver na versão final do cronograma. 

A sequência de atividades é importante para planejar toda a logística da obra. Por exemplo, ela vai ditar quando você vai precisar de determinados materiais e profissionais no canteiro, e em qual quantidade. Ela define também como e onde você vai armazenar os materiais, quais atividades serão feitas ao mesmo tempo e como acomodar tudo isso dentro do canteiro.

Por fim, você pode incluir na sequência de atividades um plano de contingência para definir o que fazer em caso de imprevistos em cada etapa, a fim de minimizar danos e riscos.

4. Elaboração do cronograma físico da obra

Quem faz o quê? E quando? É isso que o cronograma físico vai responder, com base na sequência de atividades definida no passo anterior. A partir da sequência de tarefas, é hora de designar os responsáveis por cada sequência e definir os prazos para cada profissional ou equipe.

Uma boa forma de garantir que o cronograma físico da obra seja seguido mesmo em obras grandes é elaborar esse cronograma usando a linha de balanço. Dessa forma, é possível contar com todas as vantagens da linha de balanço e manter a sintonia entre as equipes ao longo de toda a obra.

5. Elaboração do cronograma físico-financeiro

Por fim, é hora de juntar todos os passos anteriores e finalizar a elaboração do cronograma físico-financeiro. E a melhor forma de fazer isso é usando um sistema integrado que faça a união dos dados do cronograma físico com as informações do planejamento financeiro da obra.

Sem um sistema competente, seria um grande desafio manter o cronograma físico-financeiro atualizado e comparando os avanços planejados com o efetivamente realizado no canteiro.

Além disso, o cronograma físico-financeiro é uma ferramenta muito importante para ajudar a construtora ou incorporadora a girar o ciclo de melhoria contínua em gestão conhecido como PDCA (“Plan, Do, Check, Act”, ou “Planejar, Fazer, Checar, Agir”). 

Mas seria quase impossível fazer isso sem uma ferramenta que integre a parte da execução com a análise e o comparativo entre o planejado e o realizado.

A boa notícia é que o Agilean permite essa integração entre o orçamento e o planejamento e gera uma previsão de avanços e consumo de orçamento mês a mês de forma bastante rápida e simples.

Conclusão

Agora você tem em mãos um verdadeiro mapa com tudo o que não pode faltar no seu cronograma físico-financeiro. Basta seguir os 5 passos que mostrei e você terá mais segurança em suas obras, pois vai saber como elas estão avançando e como o orçamento está sendo gasto, e poderá fazer qualquer ajuste sem demora ou surpresa.

Mas ainda resta uma última dica:

Como o cronograma físico-financeiro envolve diferentes áreas da empresa e movimenta muita gente, é muito importante criar e gerenciar esse cronograma em um sistema integrado. Por quê?

Porque dessa forma fica bem mais fácil incorporá-lo a suas rotinas de gestão de obras e manter a ferramenta atualizada em tempo real. Isso é totalmente viável com o Agilean onde é possível em poucos passos gerar o seu cronograma físico-financeiro mesmo em nossa versão gratuita. Clique aqui para baixá-la! 

Agora me conta aqui embaixo nos comentários: você ainda tem dúvidas sobre o cronograma físico-financeiro? Vai ser um prazer te responder!